• BAUDENS Pauline

Une équipe victorieuse à distance s’organise

Vous sentez que les membres de votre équipe s’éparpillent à distance en télétravail ?

Les jours passent, vous observez toujours plus d’incompréhensions. Puis, vous ne savez même plus sur quoi travaillent vos collègues ?

En réalité, une équipe à distance, où la plupart des membres travaillent de chez eux, n’est pas plus difficile à gérer que lorsque tous les membres travaillent dans une même pièce. Les problématiques ne sont simplement pas les mêmes. Plus que jamais en télétravail, il faut privilégier la bonne communication et la bonne organisation pour lutter contre l’isolement et les incompréhensions.


Pour bien communiquer, il faut pour commencer bien s’organiser. Cependant, ce n’est pas tout d’organiser des réunions. Ces dernières sont souvent perçues comme une perte de temps et sont trop souvent mal gérées. Ainsi, pour rendre ces réunions « attrayantes et funs », il vous faudra user de stratagèmes et de créativité, en plus de bien les structurer.


Ci-dessous, je vous propose un système d’organisation de la communication avec les membres d’une équipe travaillant à distance. Aussi, je vous propose quelques idées pour les rendre attractives et stimuler l’esprit d’équipe :


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1. Le « Stand-up »


Tous les jours à la même heure, faites des réunions de dix à quinze minutes en début de journée, par exemple à 9 h 45. L’objectif est de savoir sur quoi travaillent vos collègues. Durant cette réunion, chaque participant se doit :

  1. d’énoncer ce qu’il a fait la veille,

  2. ce qu’il va faire aujourd’hui

  3. et les problèmes qu’il rencontre

Chaque participant doit préparer à l’avance ce qu’il va dire son tour venu, car cela permet de pouvoir écouter l’énoncé de chaque collègue, sans être en train de réfléchir à quoi dire le moment venu. Aussi, il peut être utile de désigner quelqu’un pour prendre des notes et diriger cette mini-réunion quotidienne.


  • Quelques idées pour rendre cette réunion attrayante :

En ligne, faites un tableau où chacun choisit son émotion du jour. Puis, lorsque la réunion commence dites « Bonjour » chacun votre tour en imitant l’émotion que vous avez choisi pour la journée.

Vous pouvez aussi établir avec vos collègues une liste de mots et de phrases comme « je suis débordée », « oui, mais », et les sanctionner de manière drôle s’ils sont prononcés durant la réunion. Décidez ensemble d’une punition non-humiliante, mais sympathique pour l’usage des expressions interdites.



2. Le « Weekly »


Toutes les semaines, faites une réunion d’une heure ou deux le mercredi pour parler de l’administration de l’équipe et des affaires courantes. Bien entendu, vous pouvez aussi utiliser ces réunions pour récapituler l’avancée des projets.


  • Une idée pour rendre cette réunion attrayante :

A chaque début de réunion, vous pouvez jouer au jeu « Il était une fois ». Le premier se lance et commence en proclamant « Il était une fois… ». Puis, il continue à raconter l’histoire fictive pendant 30 secondes. Ensuite, à tour de rôle, les participants continuent l’histoire. Chacun à 30 secondes. L’histoire se doit d’être fictive et drôle. En plus de s’amuser, ce type de jeu permet de stimuler la créativité.



3. Le « Bi-monthly » 


Tous les deux mois, organisez une réunion prenant l’après-midi ou la matinée entière. L’idée étant de revoir le statut des projets en cours et de discuter l’aspect administratif de l’équipe. Aussi, c’est le moment idéal pour un membre de l’équipe de présenter les résultats de son travail.


  • Une idée pour rendre cette réunion attrayante :

A chaque début de réunion, jouez à « Ce que j’apprécie le plus chez toi… ». Ce jeu permet de booster la confiance en soi et de partager des sentiments positifs. Ainsi, le premier participant commence et dit une chose qu’il apprécie dans la personnalité de l’un des participants. C’est ensuite le tour du participant qui a reçu le compliment de prendre la parole et de dire une chose qu’il apprécie dans la personnalité d’un autre participant, et ainsi de suite. A la fin, il faut que tous les participants aient adressé un compliment et en aient reçu un.



4. Le « 1-1 »


Il est primordial d’avoir des réunions uniquement avec son responsable. L’idéal est de faire ce type de réunion une fois par semaine pendant une demi-heure. C’est comme pour un couple marié, cette réunion permet de remettre les pendules à l’heure. Pour être réussi, il faut communiquer de manière bienveillante et honnête. Ce moment doit-être celui où vous partagez vos observations, les difficultés rencontrées. C’est aussi l’occasion d’échanger des retours d’expérience à double sens (le responsable à vous, vous à votre responsable) dans l’optique de s’améliorer mutuellement.



5. Le « Break »


Une fois par mois, réservez un moment pour passer du bon temps avec vos collègues. En télétravail, il vous faut être inventif. Vous pouvez bien sûr vous retrouver tous ensemble en ligne autour d’un repas ou d’un verre. Vous pouvez aussi par exemple chacun votre tour faire la démonstration d’une activité que vous appréciez comme donner un cours de dessin, un cours de fitness, ou même un cours de cuisine. Chacun votre tour, vous pouvez aussi donner de courtes présentations amusantes sur des sujets diverses comme les vacances, le bonheur au travail ou même les cochons d’inde, finalement peu importe. Le plus important, c’est d’échanger avec vos collègues, d’apprendre d’eux et de développer l’esprit d’équipe.


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Pour la réussite de ces réunions d’équipes, il est important de les préparer au préalable pour plus d’efficacité. En effet, cela permet d’avoir des conversations plus centrées sur les priorités et de ne pas perdre de temps. Pour le « Weekly » et le « Bi-monthly » principalement, il est important de prévoir avant la réunion un agenda pour conduire les discussions et éviter de s’engouffrer dans des débats interminables. Pour la bonne gérance de ces réunions, l’idéal est de désigner un « Time keeper » qui a pour rôle de garder un œil sur le temps et de le gérer de manière stricte.


De même, pour encourager l’esprit d’équipe et créer un environnement de travail agréable, honnête et collaboratif, il vous faut rendre ces réunions amusantes en organisant à chaque fois des petits jeux. Cela pour sûr fera la différence, tout simplement car tout le monde se rendra à la réunion le sourire aux lèvres.



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