• BAUDENS Pauline

6 clés pour gagner du temps dans l’organisation de workshops

Je vous l’accorde, organiser des workshops prend du temps, parfois même un temps fou. Il faut le préparer, puis faire votre pub pour encourager vos collègues à s’y rendre.



La communication prend toujours un temps dingue. Il faut envoyer plusieurs mails pour tenir au courant vos collègues de l'événement, mais aussi le leur rappeler. Parfois vos collègues vous posent des milliards de questions car ils leur manquent des informations.


Pourtant, c’est extrêmement valorisant d’organiser des workshops pour vos collègues, même si cela prend un peu de temps. Cela permet de créer de la discussion, mais aussi de se créer une réputation d’engagé dans l’entreprise.


Ainsi, je vous propose 6 clés pour réduire le temps passé à organiser le workshop, autrement dit pour gagner en efficacité et rendre possible l’organisation de workshops réguliers !


🔆


1. Soyez clair, concis et précis !


Pour éviter d’avoir à vous répéter et pour éviter par la suite de recevoir beaucoup de questions de la part de vos collègues, tâchez d’être très clair, concis et précis dans votre email de départ, celui que vous envoyez à vos collègues pour communiquer l’existence de votre workshop. Dans cet email, n’oubliez pas d’informations cruciales comme :

  • le lieu, le jour et l’heure de l'événement,

  • l’agenda en bref,

  • le descriptif.

Pour se décider à venir, vos collègues ont besoin de savoir de quoi il va être question. Le simple titre du thème ne suffit pas. Ainsi, écrivez quelques lignes décrivant votre workshop. Car, même si vous avez l’impression de perdre du temps en le faisant, cela vous évitera plus tard de réellement en perdre à répondre à de nombreux collègues qui vont vous demander quel sujet vous allez aborder lors de l’événement.


Posez-vous la question : qu’est-ce que mes collègues ont besoin de savoir pour venir à mon workshop ? Essayez d’anticiper les questions et restez concis dans la description de l’événement.


Pour ne rien oublier dans l’email, vous pouvez vous faire une petite liste à cocher avec les différents éléments à ne pas zapper !


Aussi, vérifiez les liens hypertextes si vous en avez mis dans vos emails, parce que s’ils ne fonctionnent pas, vous prenez le risque que vos collègues, un par un, vous informent de votre oubli et vous perdrez un temps fou !



2. Créez des modèles de mail.


En vous créant des modèles de mails en avance, cela vous évitera de constamment avoir à les re-écrire pour chaque workshop que vous organisez. Tout en sachant qu'idéalement, il vous faudra envoyer :

  • un mail descriptif de l’événement,

  • un à deux mails pour rappeler à vos collègues l’événement,

  • un email de remerciement juste après le workshop.

Comptez donc trois à quatre mails par workshop.


En prévoyant des mails déjà préparés vous gagnerez forcément du temps. D’accord c’est répétitif et vos collègues risquent de le remarquer avec le temps. Cependant, rien ne vous empêche de changer à chaque fois quelques petites phrases comme celle d’accroche et bien entendu, les informations qui changent comme la date et le lieu et la description du workshop.



3. Automatisez vos mails


Une fois que vos trois - quatre mails sont prêts, automatisez leur envoi à différentes dates. Cela vous permettra d’optimiser votre temps, surtout si vous préparez l’ensemble de ces mails en même temps, et vous n’aurez plus à vous rappeler de les envoyer à différents moments avant et après le workshop.


Par ailleurs, il se peut que votre mail final, à moins qu’il soit très général, nécessite plus tard des changements au vu des discussions que vous aurez eues durant le workshop.


En résumé, écrivez vos mails en une fois, puis programmez-les pour être envoyés plus tard à vos potentiels participants. En faisant cela, vous gérerez une bonne communication pour votre workshop tout en gagnant beaucoup de temps.



4. Choisissez un seul media


Courir plusieurs lièvres à la fois est épuisant et vous risquez d'en abattre aucun. Excusez-moi pour ce proverbe de chasseurs. En tentant d'utiliser tous les médias sociaux pour communiquer votre événement, vous risquez de vous perdre en chemin et de ne pas recevoir le résultat escompté.


Ainsi pour choisir votre média fétiche, ciblez les équipes de travail que vous souhaitez inviter à votre workshop. Vous avez plusieurs choix :

  • Vous pouvez choisir d’inviter des personnes spécifiques, des groupes de personnes comme des équipes spécifiques.

  • Ou, vous pouvez choisir de convier l’ensemble de vos collègues.

C’est selon votre choix.

  • Si vous optez pour le premier choix, il vous faudra sélectionner les différents groupes parmi les médias sociaux qui sont utilisés dans votre entreprise pour approcher les personnes que vous souhaitez convier à votre workshop.

  • Si vous optez pour le second choix, privilégiez les emails envoyés à tous.

L’idée est de correctement sélectionner le média qui informera le plus de collègues ou ceux que vous souhaitez convier, puis de vous concentrer uniquement sur ce média. En multipliant les modes de communication, vous risquez de perdre beaucoup de temps. Par ailleurs, par expérience c’est l’envoi d’emails qui est le plus effectif pour informer.



5. Ciblez le bon moment


Chaque fois que vous demandez à vos collègues quand est-ce qu’ils sont disponibles pour venir assister à votre prochain workshop, vous perdez du temps.


Ainsi, je vous propose d’organiser un sondage que vous envoyez par mail à vos collègues uniquement pour choisir la date et l’heure de votre premier workshop. Lors de ce sondage, posez une unique question à choix multiples à vos collègues. La question est : “quand seriez-vous disponible et le plus enclin pour participer au workshop ?”. Puis, proposez plusieurs dates et heures en choix multiples. Pour faire simple, utilisez un logiciel comme Microsoft Forms ou Google Forms pour faire le sondage. Aussi, pensez à autoriser vos collègues à sélectionner plusieurs choix parmi les choix multiples, sinon vous aurez forcément des collègues qui vont vous écrire pour vous dire qu’ils ne peuvent sélectionner qu’une seule date alors qu’ils sont disponibles pour plusieurs.


Même si votre questionnaire prend 5 secondes pour être complété, la plupart de vos collègues vont certainement l’ignorer, car les sondages sont généralement perçus comme une perte de temps. Ainsi, pour les prochains workshops que vous donnerez, je vous suggère de garder le même créneau horaire que vos collègues vous ont dit préférer la première fois pour gagner du temps et dans le même temps installer des habitudes. Par ailleurs, d’après mon expérience, ce qui marche le mieux c’est de faire le workshop soit à midi en mode « déjeuner », soit à 15:30 ou 16:00.



6. Décrivez vos activités et tâches


Si vous souhaitez organiser des workshops à plusieurs ou par exemple de manière régulière et que vous souhaitez être soutenus par le RH ou par d’autres collègues, je vous conseille de décrire vos activités quelque part au sein de la documentation en ligne de votre entreprise. Écrivez sur comment vous vous y prenez pour organiser le workshop, sur ce qui est requis et sur les différentes tâches à compléter lorsque vous organisez des workshops.


En partageant ces informations à l’écrit avec vos collègues, vous permettrez à ces derniers de vous aider pour faire la communication de votre workshop car ils n’auront plus qu’à lire vos instructions et à les suivre. Puis, cela est utile lorsque vous vous absentez et aimeriez être remplacés un temps ou si vous souhaitez encourager d’autres à aussi donner des workshops.


Cela peut paraître comme une perte de temps, mais au long terme c’est un gain de temps énorme car cela vous évitera de constamment réexpliquer comment faire quoi à ceux qui souhaitent vous aider ou donner des workshops tout comme vous. Vous aurez simplement à les renvoyer à la page où vous avez décrit les informations.


🔆


En suivant ces différentes astuces, vous gagnerez un temps précieux dans l’organisation de workshops. Très vite, vous n’aurez plus d’autres actions que d’envoyer trois ou quatre mails pour communiquer votre workshop. Vous pourrez ainsi consacrer ce temps gagné pour préparer des workshops inspirants tout autant que captivants.


Soyez malin, prenez le temps au début, pour ensuite en gagner au long terme ! Puis surtout, n’ayez pas peur de développer des compétences organisationnelles qui vous ouvriront de nouvelles portes !


Nous avons réalisé une formation gratuite en 7 jours, pour vous aider à créer votre tout premier workshop et garantir son succès auprès de vos collègues. Cliquez ICI pour débuter la formation ! Osez changer les codes !

21 vues